La Loi de Parkinson est un principe qui a été formulé par le théoricien britannique C. Northcote Parkinson en 1955. Il énonce que : "Le travail s'étend de manière à occuper le temps disponible pour son accomplissement." Autrement dit, plus vous avez de temps pour accomplir une tâche, plus elle prendra de temps à être réalisée, même si la tâche en elle-même pourrait être accomplie en moins de temps.
Origine de la Loi de Parkinson
Cette loi provient d'une observation faite par Parkinson dans le cadre de son travail sur l'organisation administrative et la gestion des bureaux publics. Il a constaté que les bureaucrates ou les employés publics étaient souvent capables de remplir leurs journées de travail avec des tâches relativement simples ou inutiles, simplement parce qu'ils avaient tout le temps nécessaire pour le faire. Cela a conduit à l’idée que les tâches s'étendent pour remplir le temps disponible.
Explication de la Loi de Parkinson
La Loi de Parkinson repose sur l'idée que la gestion du temps est souvent influencée par la manière dont nous percevons nos horaires et nos délais. En d'autres termes, si une tâche est assignée avec un délai très large, les individus auront tendance à procrastiner, à passer du temps à réfléchir ou à s’attarder sur des détails qui ne sont pas essentiels. Par conséquent, même une tâche simple ou une petite tâche peut occuper une grande partie du temps disponible.
Cela s’applique à différents aspects de la gestion du travail, des projets et même de la vie personnelle. Les employés peuvent dilater une tâche en l'allongeant simplement pour la faire coïncider avec le temps alloué.
Exemple dans le monde professionnel
Prenons l'exemple d'un projet de design ou de développement d'un site web :
- Si un designer a une semaine pour terminer une interface utilisateur, il pourrait très bien occuper toute la semaine, peaufiner des détails, discuter des options avec des collègues, ou même ajouter des éléments qui ne sont pas strictement nécessaires. Même si, théoriquement, il pourrait accomplir le travail en trois jours.
- Cependant, si ce même designer avait un délai plus serré, disons de deux jours, il serait obligé de se concentrer uniquement sur les tâches essentielles et de finaliser l'interface plus rapidement, sans se laisser distraire par des détails secondaires.
Applications de la Loi de Parkinson
- Productivité et gestion du temps :
La Loi de Parkinson montre l'importance de la gestion stricte des délais pour éviter la procrastination et l'étirement inutile des tâches. En imposant des délais plus courts, les travailleurs sont contraints de se concentrer davantage sur l'essentiel, ce qui peut améliorer l'efficacité. - Fixation de délais :
Dans le cadre de projets, il est conseillé de fixer des délais réalistes mais fermes pour éviter que les tâches ne s'étendent de manière excessive. Cela aide à éviter la surcharge et la lenteur, tout en favorisant une plus grande réactivité. - Réduction des coûts et des ressources :
La Loi de Parkinson suggère également que les ressources (temps, argent, efforts) sont souvent consommées de manière disproportionnée par rapport aux besoins réels. En contrôlant le temps alloué à un projet, on peut éviter de gaspiller des ressources. - Priorisation des tâches :
En appliquant cette loi, il est possible de mieux prioriser les tâches et de se concentrer sur ce qui est vraiment important. En réduisant le temps alloué à des tâches secondaires, on laisse plus de place pour les éléments essentiels.
La Loi de Parkinson et la gestion de projet
Dans la gestion de projet, la Loi de Parkinson suggère que les projets peuvent facilement déraper si des délais trop longs sont donnés ou si les ressources ne sont pas bien gérées. La durée d'un projet ne dépend pas uniquement de la complexité des tâches à accomplir, mais aussi du temps qui a été alloué pour leur réalisation.
Les scrum masters ou chefs de projets agiles, par exemple, appliquent des délais courts et des itérations rapides pour éviter l'effet Parkinson. En créant des cycles de travail courts et en concentrant les efforts des équipes sur des objectifs immédiats et clairs, les équipes sont souvent plus efficaces.
Critiques de la Loi de Parkinson
Bien que la Loi de Parkinson soit largement applicable dans certains contextes, elle a aussi ses limites et peut ne pas être vraie dans toutes les situations :
- Sous-estimation des tâches : En fixant des délais trop courts, certaines tâches peuvent être sous-estimées, ce qui peut entraîner des erreurs de jugement, une mauvaise qualité du travail et un stress excessif. Il est important de trouver un équilibre entre efficacité et qualité.
- Effet inverse : Parfois, des délais trop serrés peuvent provoquer l'effet inverse, à savoir une précipitation excessive, des oublis ou une pression excessive, ce qui peut nuire à la productivité et à la créativité.
- Procrastination : La loi peut aussi engendrer de la procrastination si les délais sont trop étendus. Les gens peuvent se retrouver à remettre à plus tard leurs tâches sous prétexte qu'il y a encore suffisamment de temps.
Conclusion
La Loi de Parkinson met en lumière un phénomène naturel qui peut affecter la productivité et la gestion du temps. En comprenant cette loi et en ajustant la gestion des délais et des ressources en conséquence, il est possible d’améliorer l’efficacité, de mieux prioriser les tâches et de réduire la procrastination. Toutefois, comme toute règle, elle nécessite un ajustement selon les contextes spécifiques et doit être appliquée avec discernement pour éviter des résultats contre-productifs.
